ERP vs Sistem Legacy: Mengapa Anda Perlu Migrasi ke ERP

Dalam era digital yang terus berkembang, sistem informasi menjadi faktor kunci yang menentukan
kesuksesan suatu perusahaan. Dalam konteks ini, Enterprise Resource Planning (ERP) dan Sistem Legacy
adalah dua konsep yang sering dibicarakan. ERP adalah solusi terintegrasi yang dirancang untuk mengelola
berbagai aspek operasional dan manajemen perusahaan, sedangkan Sistem Legacy merujuk pada sistem
yang sudah ada sebelumnya dan biasanya lebih terfragmentasi. Dalam artikel ini, kita akan membahas
perbedaan antara ERP dan Sistem Legacy, serta mengapa migrasi ke ERP menjadi pilihan yang tepat.

Pengertian Sistem Legacy

Sistem Legacy merujuk pada sistem perangkat lunak atau perangkat keras yang sudah ada sebelumnya
dan telah digunakan dalam operasional perusahaan. Sistem ini umumnya dikembangkan secara kustom
untuk memenuhi kebutuhan spesifik perusahaan pada saat itu. Sistem Legacy seringkali terdiri dari
berbagai aplikasi yang tidak terintegrasi dengan baik, menyebabkan kesulitan dalam berbagi informasi
dan mengelola proses bisnis secara efisien.

Kelebihan Sistem Legacy

Meskipun Sistem Legacy memiliki kekurangan, masih ada beberapa kelebihan yang membuat perusahaan
ragu untuk beralih ke ERP. Beberapa kelebihan tersebut antara lain:

• Keakraban: Karyawan yang sudah terbiasa dengan sistem yang ada mungkin merasa nyaman dan
tidak ingin menghadapi perubahan besar.

• Kustomisasi: Sistem Legacy seringkali telah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis spesifik
perusahaan, sehingga memberikan fleksibilitas tinggi dalam operasional.

• Biaya: Migrasi ke ERP dapat melibatkan biaya yang signifikan, termasuk investasi dalam perangkat
keras, perangkat lunak, dan pelatihan karyawan.

Kekurangan Sistem Legacy

Walaupun Sistem Legacy memiliki kelebihan, tidak dapat dipungkiri bahwa ada beberapa kekurangan
yang perlu diperhatikan. Beberapa kekurangan Sistem Legacy antara lain:

• Fragmentasi: Sistem Legacy terdiri dari berbagai aplikasi terpisah yang tidak terintegrasi dengan
baik, menyebabkan kesulitan dalam berbagi data dan mengelola proses bisnis secara efisien.

• Skalabilitas Terbatas: Sistem Legacy mungkin sulit untuk diubah atau ditingkatkan sesuai dengan
pertumbuhan perusahaan.

• Ketergantungan pada Sumber Daya Internal: Sistem Legacy seringkali bergantung pada tim
internal yang memiliki pengetahuan khusus, yang bisa menjadi hambatan jika ada perubahan staf
atau kebutuhan mendesak.

Pengertian ERP

ERP adalah sistem perangkat lunak terintegrasi yang dirancang untuk mengelola berbagai aspek
operasional dan manajemen perusahaan. Sistem ERP mencakup modul yang berbeda, seperti keuangan, sumber daya manusia, logistik, produksi, dan penjualan. Semua modul tersebut terhubung satu sama lain,
sehingga memungkinkan aliran informasi yang lancar dan terintegrasi di seluruh perusahaan.

Kelebihan ERP

Migrasi ke ERP memiliki sejumlah kelebihan yang dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan
efisiensi operasional dan daya saing. Beberapa kelebihan ERP antara lain:

• Integrasi Proses Bisnis: ERP mengintegrasikan semua aspek operasional dan manajemen
perusahaan, memungkinkan aliran informasi yang lancar dan real-time antara departemen dan
fungsi.

• Efisiensi dan Produktivitas: Dengan penggunaan ERP, perusahaan dapat mengotomatisasi proses
bisnis, mengurangi kerja manual, dan meningkatkan produktivitas karyawan.

• Analisis Data yang Mendalam: ERP menyediakan data yang akurat dan real-time, sehingga
memungkinkan manajemen untuk mengambil keputusan yang lebih baik berdasarkan analisis
yang mendalam.

Migrasi ke ERP

Migrasi ke ERP adalah proses pindah dari Sistem Legacy ke sistem ERP. Migrasi ini melibatkan transfer
data, konfigurasi ulang sistem, dan pelatihan karyawan. Meskipun proses migrasi bisa rumit dan memakan
waktu, manfaat jangka panjangnya jauh lebih besar.

Langkah-langkah Migrasi

Migrasi ke ERP memerlukan persiapan yang baik dan perencanaan yang matang. Beberapa langkah yang
perlu diperhatikan dalam proses migrasi antara lain:

• Evaluasi Kebutuhan Bisnis: Identifikasi kebutuhan bisnis perusahaan dan pastikan sistem ERP yang
dipilih dapat memenuhi kebutuhan tersebut.

• Pengumpulan Data: Pastikan data perusahaan tersedia dan bersih sebelum melakukan migrasi.

• Konfigurasi Sistem: Sesuaikan konfigurasi sistem ERP dengan kebutuhan perusahaan dan proses
bisnis yang ada.

• Migrasi Data: Transfer data dari Sistem Legacy ke sistem ERP dengan hati-hati untuk memastikan
integritas data.

• Pelatihan Karyawan: Berikan pelatihan kepada karyawan tentang penggunaan sistem ERP dan
manfaat yang mereka dapatkan.

Manfaat Migrasi ke ERP

Migrasi ke ERP dapat memberikan sejumlah manfaat bagi perusahaan, termasuk:

• Efisiensi Operasional: ERP membantu mengurangi kerja manual, mempercepat aliran informasi, dan mengoptimalkan
proses bisnis.

• Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik: Data real-time dan analisis yang mendalam yang
disediakan oleh ERP memungkinkan manajemen untuk mengambil keputusan yang lebih baik dan
lebih cepat.

• Penghematan Biaya: Meskipun migrasi ke ERP bisa memerlukan investasi awal, dalam jangka
panjang, perusahaan dapat menghemat biaya operasional, mengurangi biaya inventaris, dan
meningkatkan efisiensi produksi.

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Keputusan Migrasi

Keputusan untuk bermigrasi ke ERP harus dipertimbangkan dengan hati-hati, mengingat beberapa faktor
berikut:

• Skala Bisnis: Perusahaan dengan operasional yang kompleks atau tumbuh pesat dapat
mendapatkan manfaat yang signifikan dari migrasi ke ERP.

• Ketersediaan Sumber Daya: Perusahaan harus mempertimbangkan ketersediaan sumber daya,
termasuk tim internal yang dapat mengelola migrasi dan anggaran yang tersedia.

• Kebutuhan Bisnis: Evaluasi kebutuhan bisnis perusahaan dan pastikan ERP yang dipilih dapat
memenuhi kebutuhan tersebut.

Risiko Migrasi ke ERP

Migrasi ke ERP juga melibatkan beberapa risiko, seperti:

• Gangguan Operasional: Proses migrasi dapat menyebabkan gangguan dalam operasional
perusahaan jika tidak dikelola dengan baik.

• Kelebihan Biaya dan Waktu: Migrasi ke ERP bisa memakan waktu dan biaya yang lebih besar dari
yang diperkirakan jika tidak ada perencanaan yang matang.

• Ketidaksesuaian dengan Karyawan: Beberapa karyawan mungkin mengalami kesulitan dalam
beradaptasi dengan sistem baru dan perubahan proses kerja.

Persiapan dan Implementasi ERP

Proses persiapan dan implementasi ERP memerlukan kerjasama antara tim internal, vendor ERP, dan
konsultan. Beberapa langkah yang perlu dilakukan dalam persiapan dan implementasi ERP antara lain:

• Menetapkan Tujuan dan Lingkup Proyek: Tentukan tujuan dan lingkup implementasi ERP, serta
batasan waktu dan anggaran yang tersedia.

• Pemilihan Vendor dan Sistem ERP: Evaluasi vendor dan sistem ERP yang sesuai dengan kebutuhan
perusahaan.

• Konfigurasi dan Pengujian: Konfigurasikan sistem ERP sesuai dengan kebutuhan bisnis dan
lakukan pengujian untuk memastikan fungsionalitas yang tepat.

• Pelatihan Karyawan: Berikan pelatihan kepada karyawan untuk memastikan pemahaman yang
baik tentang penggunaan sistem ERP.

Training dan Bimbingan

Training karyawan adalah bagian penting dari implementasi ERP yang berhasil. Karyawan harus
mendapatkan pelatihan yang memadai tentang penggunaan sistem ERP dan perubahan proses bisnis yang
terkait. Selain itu, bimbingan selama periode transisi juga penting untuk membantu karyawan beradaptasi
dengan perubahan.

Evaluasi dan Perbaikan

Setelah implementasi ERP, penting untuk terus melakukan evaluasi dan perbaikan. Dengan
mengumpulkan umpan balik dari pengguna sistem, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang perlu
ditingkatkan dan melakukan perubahan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang optimal.

Kesimpulan

Migrasi dari Sistem Legacy ke ERP adalah keputusan yang penting untuk memperbaiki efisiensi
operasional dan daya saing perusahaan. Meskipun proses migrasi bisa rumit, manfaat jangka panjangnya
sangatlah besar. Dengan menggunakan sistem ERP yang terintegrasi, perusahaan dapat mengoptimalkan
proses bisnis, meningkatkan produktivitas, dan mengambil keputusan yang lebih baik berdasarkan data
yang akurat.