Menjaga Keamanan Data dengan ERP: Tips dan Trik yang Perlu Anda Ketahui

Dalam era digital yang semakin maju, data menjadi salah satu aset yang paling berharga bagi perusahaan.
Semakin banyaknya data yang disimpan dan dikelola dalam sistem ERP (Enterprise Resource Planning),
menjaga keamanan data menjadi prioritas yang sangat penting. Kehilangan atau kebocoran data bisa
memiliki dampak yang merugikan, baik bagi perusahaan maupun para pelanggan. Oleh karena itu, dalam
artikel ini, kami akan membahas tips dan trik penting untuk menjaga keamanan data dengan
menggunakan ERP.

Apa itu ERP?

Sebelum membahas lebih lanjut tentang keamanan data dalam ERP, penting untuk memahami apa itu
ERP. ERP merupakan singkatan dari Enterprise Resource Planning, yang merupakan sistem perangkat
lunak yang mengintegrasikan berbagai aspek operasional dan manajemen perusahaan. ERP
memungkinkan perusahaan untuk mengelola dan mengintegrasikan data dan proses dari berbagai
departemen, seperti keuangan, sumber daya manusia, logistik, produksi, dan penjualan.

Pentingnya Keamanan Data dalam ERP

Keamanan data dalam ERP sangat penting karena data perusahaan mengandung informasi rahasia dan
berharga. Data seperti informasi keuangan, informasi pelanggan, informasi produk, dan strategi bisnis,
jika jatuh ke tangan yang salah, bisa digunakan untuk tujuan yang tidak etis atau merugikan perusahaan.
Selain itu, pelanggaran keamanan data juga bisa merusak reputasi perusahaan dan kepercayaan
pelanggan. Jika perusahaan tidak mampu menjaga keamanan data dengan baik, pelanggan mungkin akan
kehilangan kepercayaan pada perusahaan dan beralih ke pesaing yang menawarkan keamanan yang lebih
baik.

Manfaat Keamanan Data dalam ERP

Menerapkan keamanan data yang baik dalam ERP memiliki manfaat yang signifikan bagi perusahaan, antara lain:

1. Melindungi informasi rahasia perusahaan: Keamanan data membantu melindungi informasi
sensitif dan rahasia perusahaan dari akses yang tidak sah atau pencurian data.

2. Mengurangi risiko kehilangan data: Dengan keamanan data yang baik, risiko kehilangan data akibat kesalahan manusia, kegagalan perangkat keras, atau serangan malware dapat dikurangi.

3. Menjaga kepercayaan pelanggan: Dengan menjaga keamanan data,
perusahaan dapat menunjukkan komitmen terhadap privasi dan keamanan pelanggan, yang dapat
membangun kepercayaan pelanggan.

4. Mematuhi peraturan dan undang-undang: Beberapa sektor industri memiliki regulasi yang ketat
terkait keamanan data, seperti GDPR (General Data Protection Regulation). Dengan menjaga
keamanan data dalam ERP, perusahaan dapat memastikan kepatuhan terhadap peraturan
tersebut.

Faktor Risiko yang Harus Diperhatikan

Sebelum kita membahas tips untuk meningkatkan keamanan data dalam ERP, penting untuk memahami
faktor risiko yang perlu diperhatikan. Beberapa faktor risiko yang dapat mempengaruhi keamanan data
dalam ERP antara lain:

1. Serangan malware: Serangan malware seperti virus, worm, atau ransomware dapat
menyebabkan kerusakan dan pencurian data yang serius.

2. Serangan dari dalam: Ancaman keamanan data juga dapat datang dari dalam perusahaan, baik itu
dari karyawan yang tidak bertanggung jawab, karyawan yang tidak dilatih dengan baik, atau akses
yang tidak sah oleh pihak internal.

3. Kegagalan perangkat keras: Kegagalan perangkat keras, seperti hard drive yang rusak atau server
yang mengalami kegagalan, dapat menyebabkan hilangnya data jika tidak ada sistem
pencadangan yang memadai.

4. Kekurangan kebijakan dan prosedur keamanan: Tidak adanya kebijakan dan prosedur keamanan
yang jelas dan diterapkan dengan baik dapat meningkatkan risiko keamanan data.
Setelah memahami faktor risiko ini, berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu meningkatkan
keamanan data dalam ERP.

Tips untuk Meningkatkan Keamanan Data dalam ERP

1. Menggunakan Sandi yang Kuat

Penggunaan sandi yang kuat sangat penting untuk menjaga keamanan data dalam ERP. Pastikan sandi
yang digunakan terdiri dari kombinasi huruf (huruf besar dan kecil), angka, dan simbol. Selain itu, hindari
menggunakan sandi yang mudah ditebak seperti tanggal lahir atau kata-kata umum.

2. Melakukan Pembaruan Sistem Secara Berkala

Pembaruan sistem dan perangkat lunak ERP secara berkala sangat penting untuk menjaga keamanan data.
Pembaruan ini seringkali mengandung perbaikan keamanan yang penting, sehingga memastikan ERP
Anda selalu menggunakan versi yang terbaru dapat mengurangi risiko serangan.

3. Memantau Akses Pengguna

Memantau akses pengguna adalah langkah penting dalam menjaga keamanan data. Gunakan fitur audit
trail yang disediakan oleh sistem ERP untuk melacak aktivitas pengguna. Hal ini membantu
mengidentifikasi potensi ancaman keamanan dan memungkinkan tindakan yang cepat untuk
menghentikan akses yang tidak sah.

4. Melakukan Pencadangan Data secara Rutin

Melakukan pencadangan data secara rutin merupakan langkah kritis dalam menjaga keamanan data. Jika
terjadi kegagalan sistem atau serangan malware, pencadangan data yang teratur akan memastikan bahwa
data dapat dikembalikan dengan cepat dan mengurangi kerugian yang ditimbulkan.

5. Melakukan Pelatihan Keamanan Data kepada Karyawan

Pendidikan dan pelatihan keamanan data kepada karyawan adalah investasi yang berharga. Dengan
meningkatkan kesadaran karyawan tentang pentingnya keamanan data dan memberikan pelatihan
mengenai praktik keamanan yang baik, Anda dapat mengurangi risiko keamanan yang disebabkan oleh
kesalahan manusia.

6. Menggunakan Sistem Firewall yang Handal

Memasang sistem firewall yang handal dapat membantu melindungi ERP dari serangan yang tidak sah.
Firewall dapat memantau dan mengendalikan lalu lintas jaringan, memfilter paket data yang
mencurigakan, dan mencegah akses yang tidak sah.

Penerapan Kebijakan Keamanan dalam ERP

Selain menerapkan tips di atas, penting juga untuk memiliki kebijakan keamanan yang jelas dan
diterapkan secara konsisten dalam penggunaan ERP. Beberapa langkah yang dapat dilakukan dalam
penerapan kebijakan keamanan antara lain:

1. Penetapan hak akses pengguna: Berikan hak akses yang tepat kepada setiap pengguna
berdasarkan peran dan tanggung jawab mereka.

2. Enkripsi data sensitif: Gunakan enkripsi untuk melindungi data sensitif seperti informasi
pelanggan atau informasi keuangan.

3. Pemantauan aktivitas pengguna: Pantau dan tinjau aktivitas pengguna secara teratur untuk
mendeteksi kegiatan yang mencurigakan.

4. Penetapan kebijakan sandi: Tetapkan kebijakan sandi yang mengharuskan pengguna untuk
menggunakan sandi yang kuat dan memperbarui sandi secara berkala.

5. Pemisahan tugas: Pastikan ada pemisahan tugas yang jelas dalam sistem ERP sehingga tidak ada
satu orang yang memiliki akses penuh dan kontrol terhadap semua data.

Membangun Kebiasaan Keamanan Data yang Baik

Selain penerapan kebijakan keamanan, membangun kebiasaan keamanan data yang baik adalah langkah
penting dalam menjaga keamanan data dalam ERP. Beberapa kebiasaan yang dapat diterapkan antara
lain:

1. Selalu melakukan logout: Pastikan selalu melakukan logout setelah selesai menggunakan ERP,
terutama jika menggunakan perangkat bersama atau perangkat di tempat umum.

2. Jangan membuka email atau lampiran yang mencurigakan: Jaga kewaspadaan terhadap email
atau lampiran yang mencurigakan, karena seringkali serangan malware dilakukan melalui email
yang tampak asli.

3. Jaga kebersihan fisik: Pastikan bahwa perangkat yang digunakan untuk mengakses ERP, seperti
komputer atau ponsel, terlindung dari pencurian fisik atau akses yang tidak sah.

4. Tetap up-to-date tentang ancaman keamanan: Ikuti berita dan informasi terbaru
tentang ancaman keamanan data untuk tetap waspada dan mengambil tindakan pencegahan yang tepat.

Kesimpulan

Menjaga keamanan data dalam ERP adalah tanggung jawab yang penting bagisetiap perusahaan. Dengan
menerapkan tips dan trik yang telah dijelaskan di atas, Anda dapat meningkatkan keamanan data dalam
ERP Anda dan melindungi informasi berharga perusahaan dari ancaman keamanan.